Menjadi pemimpin organisasi komunitas (Teknik memimpin rapat) #2

Tidak semua pemimpin organisasi mengerti cara memimpin rapat yang baik, padahal ini skill awal yang harus dikuasai oleh pemimpin organisasi. Memimpin rapat bukan saja mengarahkan pembicaraan dalam rapat terhadap pembahasan agenda yang sudah ditentukan tapi juga sebagai bagian dari sistem untuk pengkaderan dalam melatih anggota rapat bagaimana menyampaikan pendapat. Brainstorming - mempersilahkan anggota menyampaikan pendapatnya tanpa dikritik terhadap topik bahasan - menjadi penting untuk digunakan. Berikut adalah beberapa tahapan yang bisa dilakukan oleh pemimpin rapat dalam memimpin rapat2 organisasi

Mempersiapkan agenda

Agenda disiapkan oleh sekretaris dan didiskusikan dengan ketua untuk menetapkan apa2 saja yg akan dibahas sebelum disampaikan kepada peserta rapat, bisa juga ketua sendiri yg menyiapkan agenda. Sebaiknya topik masing-masing agenda bersifat umum tp pemimpin rapat sudah memiliki guidence atau panduan mengenai hal-hal apa saja yang akan dibahas dalam topik tersebut. ketua harus belajar untuk mampu memetakan masalah, sebisanya menghindari pembahasan terhadap suatu masalah yang diagendakan berulang-ulang dalam beberapa rapat, ini menjadi tidak fokus dan menguras energi.

Membuat catatan kecil

Membuat catatan-catatan kecil tentang hal2 yang akan disampaikan dalam rapat, bisa ditulis di kertas kecil, agenda pribadi, tissu maupun telapak tangan. Catatan ini semacam guidence untuk pemimpin sambil sesekali dilihat apakah semua sudah tersampaikan dalam rapat. Saya selalu membuat catatan2 kecil setiap mimpin rapat, misalnya : ingatkan si A untuk selesaikan tugasnya sebelum tgl 7, diskusikan kemungkinan mendapatkan sponsor dana dari PT, ABZ atau jangan lupa membahas tentang plan B. Catatan2 kecil ini penting, karena harus kita sadari bahwa kemampuan otak kita terbatas dalam mengingat.

Membagi tugas

Dalam pembahasan masing2 topik agenda rapat, pemimpin rapat mengarahkan pada sebuah solusi dan membagi tugas pada masing2 pengurus, sebaiknya pengurus ini untuk mengawasi atau sebagai penanggungjwb terhadap hasil rapat dari topik itu. Begitu banyak persoalan yang hanya selesai di meja rapat dan tidak pernah terealisasikan karena lemahnya pengawasan atau tidak ada yang bertugas secara khusus menangani hasil tersebut dan melaporkannya pada pemimpin rapat atau ketua organisasi. Dalam bagian ini juga dimaksud bahwa pemimpin rapat tidak harus ketua organisasi, dapat didelegasikan kepada sekretaris, bendahara ataupun wakil ketua, walaupun ketua hadir pada rapat tersebut, hal ini dapat menjadi sebuah pelatihan kepada pengurus lainnya dan pengalaman yang baik untuk pengkaderan.

Mengarahkan rapat sesuai dengan agenda

Pemimpin rapat bertugas mengcut pembicaraan dalam rapat yang sudah diluar kontek bahasan, dan mengarahkan diskusi pada topik yang sedang dibahas, tentu dengan memperhatikan kondisi, jika memang urgent dibahas tapi tidak terakomodir dalam agenda, arahkan forum supaya masalah tersebut akan dibahas dalam agenda rapat terakhir yang membahas “warnasari”. Jangan lupa tetap masukan “warnasari” dalam setiap agenda rapat untuk menampung hal-hal yang urgent dibahas tp tidak terpikirkan saat menyusun agenda rapat diawal rapat. Jika forum blank dalam rapat untuk membahas sesuatu, pemimpin rapat jangan ragu memainkan teknik “brainstorming” atau bisa juga “sharing”. Nada suara saat berbicara untuk memutuskan sesuatu diusahakan dengan penuh keyakinan dan memandang ke seluruh forum, jangan hanya memandang ke bawah atau melihat kertas agenda saja, akan lebih meyakinkan dan percaya diri saat melaksanakan hasil-hasil rapat setelah itu.

Menyampaikan hasil dan target waktu.

Diakhir rapat, bekerja sama dengan notulis rapat yang sudah ditentukan diawal rapat, bisa pemimpim rapat, bisa juga notulis rapat membacakan inti sari dari hasil-hasil rapat, dan bertanya apakah ada yang dikoreksi atau tidak, jika tidak ada maka hasil-hasil tersebut resmi dijadikan sebagai hasil rapat.

Membuat janji rapat berikut

Jangan lupa memberikan kepastiua kepada forum, kapan dan dimana akan diadakan rapat berikut, dengan demikian forum dapat memperkirakan waktu untuk hadir dan rekomendasi-rekomendasi sudah dilaksanakan dengan baik.

Pasca rapat – memastikan hasil rapat terlaksana dengan baik – menunjuk pengawas dan mengontrol
Diatas sudah disinggung tentang lemahnya pengawasan pada hasil-hasil rapat karena kesibukan ketua atau pemimpin rapat. Pada banyak orang ketua organisasi sayang sering berpesan, jangan jadi tukang cukur yang semua bagian dilakukan sendiri, sibuk adalah alasan yang bodoh buat seorang organisatoris sejati, pada mereka yang sering menjadikan sibuk sebagai alasan organisasinya stagnan, sering saya bisikan dengan lembut “dik, kmu pernah dengar kata pendelegasian ?”. pemimpin harus bisa lakukan pembagian tugas dengan baik. Misalnya ada 10 hasil rapat, delegasikanlah pengawasan 10 hal itu pada masing2 pengurus dan minta dilaporkan hasilnya dalam jangka waktu tertentu, ketua bisa santai ngopi sambil berdoa dan chat pengurusnya. saya bahkan lebih ekstrim berpendapat bahwa makna dasar kepemimpinan itu bukan saja pengaruh tapi juga pendelegasian.

Belajar itu merupakan proses seumur hidup, point-point sederhana ini dapat dilatih dimulai dari rapat kelompok kecil sampai dengan kelompok yang besar. Penting bagi pemimpin rapat untuk menguasai forum supaya rapat berjalan dengan baik, tapi tidak usah terlalu serius juga, humor juga penting untuk penyegarahan suasana, hanya sedikit ide bagus yang keluar di bawah tekanan, orang-orang yang berprestasi dibawah tekanan itu hanya sedikit yang diciptakan Tuhan, saya salah satunya :D.